Apr 24

Die Helden der 2. Reihe.

Autor: HRToday

Die Administration ist ein essenzieller Teil des HR. Funktioniert hier etwas nicht tadellos, harzt es schnell im ganzen Unternehmen. Was nach Routinejob klingt, ist für die, die ihn machen, eine höchst abwechslungsreiche Aufgabe. (Ein Beitrag von: Alexandra von Ascheraden, HR Today).

Warum arbeitet man? Klar, wegen der spannenden Aufgabe, weil die Leistung anerkannt wird, weil, weil, weil?… Aber halt auch wegen des Lohns. Dass der jeden Monat pünktlich und korrekt abgerechnet wird, nehmen die meisten als selbstverständlich hin. Den Job der Personaladministration könnte man daher von aussen betrachtet fast ein wenig als undankbar bezeichnen, da er oft nur bemerkt wird, wenn er eben einmal nicht einwandfrei erledigt wird. Grossteils reine Routine, die halt abgewickelt werden muss? Weit gefehlt – wer sich für dieses Berufsfeld entscheidet, tut dies auch, weil er eine anspruchsvolle und fordernde Aufgabe sucht. Eine Aufgabe, der man nur gerecht werden kann, wenn man ständig à jour mit den neuesten Gesetzen und Vorgaben bleibt.

Und kaum ein Job ist essenzieller für das Funktionieren einer Firma – denn wehe, die Gehälter sind nicht pünktlich auf den Konten der Mitarbeitenden. Wenig wird die Zufriedenheit mit dem Arbeitgeber schneller in Unmut umschlagen lassen.

Karin Lütolf ist Mitarbeiterin im Personalwesen beim mittelständischen Lebensmittelhersteller Haco. Sie könnte sich keinen besseren Job für sich vorstellen: «Jeder Tag ist anders. Ich schätze es sehr, dass meine Aufgaben so abwechslungsreich sind.» Dröge Routine? Weit gefehlt. Etwa 70 Prozent ihrer Aufgaben sind administrativ, 20 Prozent verwendet sie auf interne Projekte wie das Gesundheitsmanagement oder den Familientag, und die übrige Zeit erteilt sie Mitarbeitenden Auskunft zu ihren Fragen zu Abzügen oder Familienzulagen.

Gerade diese verbleibenden zehn Prozent findet Brigitte Nufer, HR-Leiterin bei Haco und Lütolfs Vorgesetzte, besonders wichtig: «Bei uns gibt es immer offene Türen. Das wissen die Mitarbeitenden. Wer Fragen hat, etwa zu seinen Abzügen, kann jederzeit kommen und wir klären das mit ihm zusammen.» Das stuft sie als enorm wichtige Dienstleistung des HR ein. «Die Begleitung und Betreuung unserer fünfhundert Mitarbeitenden auch und gerade bei solchen Fragen sorgt für ein gutes Vertrauensverhältnis.» Die Personaladministration hat hier eine enorm wichtige Mittlerfunktion.

Breites Aufgabengebiet

Läuft die Administration im HR nicht, gibt es bald rote Köpfe. Die Geringschätzung dieser Arbeit ist dumm.

Keiner der vier klassischen Bereiche des HR (das altbekannte «attract, recruit, administrate, develop») kommt ohne Administration aus. Seien es Bestätigungs- oder Absagebrief, Dossierfiling und später Anstellungsvertrag oder Arbeitsbewilligung für Ausländer. Kommt es zur Anstellung, müssen die Papiere kontrolliert und Vertragsänderungen vorgenommen, Qualifikationsprozesse begleitet, Leistungen beurteilt, die nötigen Kennzahlen an die Unternehmensleitung geliefert werden. Nicht zu vergessen all die Formalitäten, die es bei der Kündigung zu erledigen gilt, bis hin zur Frage, was mit dem Leasingvertrag des Dienstfahrzeugs eines Aussendienstmitarbeiters passiert. Zudem sind die Personalassistenten so etwas wie der interne juristische Dienst eines Unternehmens, sie holen die passenden Arbeitsbewilligungen ein, informieren die Linie aber auch, wenn eine Kündigung zur Unzeit ausgesprochen wurde, etwa weil der Angestellte krank war.

Gerade in der Schweiz ist der Job komplex. Für schweizweit operierende Unternehmen gibt es 26 kantonal unterschiedliche Rahmenbedingungen zu beachten.

Spezifisches Know-how nötig

Urs Burgunder, Director HR beim Personalvermittler Kelly Services, berichtet: «Es braucht sehr spezifisches Know-how. Natürlich ist das keine ‹Raketenwissenschaft›, man kann es lernen. Aber es braucht schon tiefes Interesse an der Materie.» Es ist eine Aufgabe für Fachleute. Urs Burgunder ist ebenso wie Brigitte Nufer der Meinung, dass ein berufsbegleitend erworbenes Zertifikat zusätzlich zum KV die Mindestvoraussetzung ist, den Anforderungen gerecht zu werden. Besser noch wäre eine Ausbildung zur Personalassistentin. «Quellensteuer, Arbeitsbewilligungen, all die in jedem Kanton unterschiedlichen rechtlichen Rahmenbedingungen, Wissen um die Funktionsweise der Pensionskassen – das darf man nicht unterschätzen», so Burgunder. Schnell kommen die Administrationskräfte zudem in Berührung mit Steuerbehörden und Pensionskassen und müssen dort kompetent verhandeln können.

Die Aufgaben werden immer komplexer und die Anforderungen stetig höher. Man muss Spass daran haben, «dranzubleiben», sich immer über die neuesten Bestimmungen auf dem Laufenden zu halten. Früher undenkbar, kann man heute Fachleute aus dem EU-Raum für 30 Tage in die Schweiz holen, ohne eine Arbeitsbewilligung beantragen zu müssen. Für Personalvermittler wie Kelly ist das eine sehr nützliche Praxis. Legal ist sie nur, wenn das Ganze dennoch korrekt der Behörde gemeldet wird. Bestimmungen, die die Administration kennen muss. Auch bei der Einstellung von Bürgern aus Drittstaaten ist heute viel mehr möglich als vor wenigen Jahren.

Eine Frage der Persönlichkeit

Wer eignet sich für diesen anspruchsvollen Beruf? Für Brigitte Nufer liegt die Antwort auf der Hand. Es komme einfach darauf an, was die Leute mögen: «Es ist eine Frage der Persönlichkeit. Vielen ist es wohl, im Hintergrund wirken zu können.» Klar stehen die Recruiter stärker im Vordergrund, ihre Arbeit wird geschätzt und wahrgenommen. Die Wertschätzung der Administration innerhalb des Unternehmens sei dennoch in jedem Fall sehr hoch, auch wenn sie nicht in der ersten Reihe stehe, so Nufer. Oder, wie Urs Burgunder es treffend sagt: «Ein guter Developer ist noch lange kein guter Administrator. Es braucht beides. Und wehe, die Administration arbeitet nicht gut, dann bricht auch vorne beim Developer schnell alles zusammen.» Werden Termine nicht zuverlässig verwaltet, Verträge nicht rechtsgültig ausgestellt oder fehlt die Arbeitsbewilligung, kann der beste Recruiter nichts bewirken. Kurz: Beide sind wichtig, es braucht einfach verschiedene Persönlichkeiten.

Bleibt die Frage nach den Shared Service Centers, von denen man immer öfter hört. Outsourcing, ja oder nein? Für Brigitte Nufer käme das niemals in Frage. «Es ist für uns eine Frage der Wertschätzung der Mitarbeitenden und auch eine des Vertrauensverhältnisses, dass wir alles vor Ort in der Hand haben.» Die Kaderlöhne sind beispielsweise bei Haco outgesourct, aber ganz unproblematisch ist das nicht. «Wenn es da Rückfragen etwa zu den Kinderzulagen gibt, landen die Fragen dazu doch wieder bei uns. Und wir haben die Daten nicht und müssen selber rückfragen», so Nufer. Selbst 500 Mitarbeitende wie bei Haco sind für sie keine Grösse, die Outsourcing rechtfertigen würde. «Es ist gut, wenn die Leute die Gesichter kennen.»

Ganz anders sieht das beim weltweit wirkenden Consulting-Unternehmen McKinsey aus. Andreas Thut, COO der Schweizer Büros in Zürich und Genf, legt zwar Wert darauf, dass gewisse Teile der HR-Aufgaben vor Ort bleiben. Aber bei weitem nicht alle. Von den etwa 17’000 Mitarbeitenden weltweit sind etwas mehr als die Hälfte Consultants. In der Schweiz wirken etwa 300 Mitarbeitende. «Als globales Unternehmen benutzen wir Plattformen, die Businessprozesse global zusammenfassen. Finance, IT und Teile des HR gehören dazu.»

Nearshoring-Center in Osteuropa

Die Zusammenarbeit in der Personalabteilung ist wichtig. Läuft es nicht gut, dann merkt man es bald.

Da Englisch ohnehin die Unternehmenssprache sei, sei es für die Mitarbeitenden zweitrangig, ob derjenige, der am anderen Ende des Telefons seine Fragen beantworte, nun am Ende des Flurs oder in einem anderen Land sitze. «Wichtig ist, dass die Person kompetent ist und die richtige Antwort findet», so Thut. Roger Ehrensberger, Manager of Finance und Administration bei McKinsey, ergänzt: «Viele unserer Weiterbildungsprogramme werden beispielsweise von den USA aus zentral aufgebaut und gesteuert.» Es gebe aber auch HR-Prozesse, die wolle man nicht nach Übersee geben, sondern verwalte sie im Nearshoring-Center in Osteuropa. Gehaltsabrechnungen zum Beispiel. «Klar könnte man repetitive Arbeiten wie das Einpflegen von Daten auch nach Indien auslagern. Aber in vielen HR–Bereichen ist es wichtig, dass das Verständnis für den kulturellen Kontext da ist. Deshalb setzen wir im HR-Bereich teilweise auf Osteuropa. Da gibt es sehr gut ausgebildete und talentierte Leute mit exzellenten Sprachkenntnissen.»

Andreas Thut setzt nach, dass es ausschliesslich um guten Service gehe, aus welchem Land der erfolge, stehe letztlich nicht im Vordergrund. Administration, egal ob im HR- oder Finance-Bereich, müsse nicht zwingend lokal angesiedelt sein. Anderes aber schon, etwa die Rekrutierung selbst, komplexe Vertragsverhandlungen oder Entscheide über strategische Lohnverhandlungen. Bei einem KMU sei die Lage natürlich ganz anders: «Mit zehn oder zwanzig HR-Leuten machen Sie kein Off- oder auch nur Nearshoring. Das wäre zu aufwändig und kostenintensiv. Bei McKinsey haben wir weltweit mehrere hundert Personen im HR-Bereich, da kann man die Prozesse ganz anders gestalten.» Man müsse dabei, so Thut weiter, vielleicht auch beachten, welche Struktur und Kultur ein Unternehmen habe. McKinsey-Berater seien meist eher jung, internationales Arbeiten gewohnt und von der Generation der Digital Natives, sodass sie international angebotene Service-Funktionen akzeptieren.

Outsourcen im Kleinen

Kelly Services kümmert sich nicht nur um die Personaladministration im eigenen Unternehmen. Neben der Personalvermittlung übernimmt Kelly auf Wunsch auch die Abwicklung der Payroll ganzer Unternehmen. Von Unternehmen, die sich lieber auf ihre Produkte konzentrieren wollen als auf die -Administration. Urs Burgunder findet das durchaus nachvollziehbar: «Ist die Firma klein, ist jemand mit einer Halbtagsstelle nicht immer ausgelastet. Da wird die HR-Admin vielleicht nur als Kostenfaktor empfunden.» Sinnvoll ist es seiner Erfahrung nach, schweizweit zusammenzufassen. Aber grossräumiger? «Europaweit wird das sehr, sehr kompliziert. Die Leute brauchen enorme Kenntnisse des Arbeitsrechts und der Lohnkomponenten in verschiedenen Ländern. Das ist kaum zu leisten und erfordert erst enormen Ausbildungsaufwand.» Zudem ist es für die Vertrauensbildung nicht unbedingt vorteilhaft, den Ansprechpartner irgendwo in Osteuropa sitzen zu haben. Bei den Finanzen möge das funktionieren. Aber beim HR? Personalassistenten brauchen in der Schweiz wenig Angst zu haben, dass ihre Jobs in Billiglohnländer verlegt werden, wenn man Burgunders Erfahrungen glauben mag.

Für diesen Job braucht es Persönlichkeit. Es geht eben nicht nur um Zahlen. Persönlichkeit wie die von Karin Lütolf. Auf die Frage nach dem Schönsten in ihrem Job gibt sie die Antwort: «Es gibt ständig neue arbeitsrechtliche Probleme, die man lösen muss. Das macht es so spannend.»

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