Jun 7

Referenzauskünfte – berechtigt sind hierarchisch Höherstehende.

Autor: HRToday

Informationen von ehemaligen Vorgesetzten dienen Arbeitgebern bei Bewerbungen als Konkretisierung der Aussagen in den Arbeitszeugnissen. Allerdings müssen die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr ausdrückliches Einverständnis erklären. Widersprüchliche Auskünfte sind gesetzeswidrig (ein Beitrag von: Edi Class, HR Today).

Im Arbeitsrecht existiert keine Vorschrift, die sich mit der Referenzauskunft explizit befasst. Die gesetzlichen Grundlagen, die bei der Erteilung und Abwicklung der Referenzauskunft zum Tragen kommen, sind einerseits Artikel 328 OR (Fürsorgepflicht des Arbeitgebers), Artikel 12, Absatz 2 b und c, sowie Artikel 8 des Datenschutzgesetzes. Grundsätzlich ist der Arbeitgeber oder der ehemalige Arbeitgeber zur Erteilung von Referenzauskünften verpflichtet, sofern dies vom Arbeitnehmenden gewünscht wird. Dies gestützt auf Artikel 328 OR. Es handelt sich hier um eine sogenannt nachwirkende Fürsorgepflicht.

Das Thema der Referenzauskunft ist eine Vertiefung der Feststellungen im Arbeitszeugnis. Die Referenzauskunft soll das Arbeitzeugnis erklären und den Weg aufzeigen, wie der ehemalige Arbeitgeber zu seinen im Arbeitszeugnis festgehaltenen Qualifikationen kam.

Die Referenzauskunft hat sich daher an die beiden Hauptthemen, Leistungen und Verhalten der Mitarbeitenden, zu halten.

Hier ist zu beachten, dass nur das arbeitsplatzbezogene Verhalten eine Rolle spielen darf, das heisst die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitenden, mit Vorgesetzten, Kunden usw. Tatsachen aus dem Privatbereich, die der Arbeitgeber erfahren hat, gehören weder in ein Arbeitszeugnis noch in eine Referenzauskunft.

Seit Inkrafttreten des Datenschutzgesetzes dürfen Referenzauskünfte nur mit dem Einverständnis des betroffenen Mitarbeitenden gegeben werden.

Die Aussagen im Arbeitszeugnis müssen sich grundsätzlich mit denjenigen der Referenzauskunft decken. Selbstverständlich darf die mündliche Referenzauskunft detaillierter und umfassender sein als die Qualifikationen, wie sie im Arbeitszeugnis dargestellt wurden. Auf keinen Fall darf aber ein Widerspruch entstehen zwischen den Aussagen im Arbeitszeugnis und denjenigen in der Referenzauskunft.

In der Praxis kann immer wieder festgestellt werden, dass austretenden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern Gefälligkeitszeugnisse ausgestellt werden, dass aber dann in der mündlichen Referenzauskunft sehr detailliert auch über negative Eigenschaften und Leistungen der Mitarbeitenden informiert wird. Ein solches Vorgehen ist nicht statthaft und höchst prozessträchtig. Sich widersprechende Inhalte von Arbeitszeugnis und Referenzauskunft führen dazu, dass entweder das Arbeitszeugnis oder aber die Referenzauskunft gegen Artikel 5 des Datenschutzgesetzes verstösst, wonach Daten wahrheitsgemäss bearbeitet werden müssen. In der Regel wird sich ein Arbeitgeber im Prozessfall sein von ihm selbst unterschriebenes Arbeitszeugnis entgegenhalten lassen müssen, und der Mitarbeitende hat grosse Chancen, mit dessen Hilfe zu beweisen, dass die allenfalls negativ gefärbte Referenzauskunft falsch und somit wahrheitswidrig gewesen ist.

Für die Referenzauskunft gelten die gleichen Grundsätze wie für die Qualifikation im Arbeitszeugnis. Somit müssen die gegebenen Auskünfte wahr, wohlwollend und arbeitsplatzbezogen sowie vollständig sein. Das Einverständnis zur Erteilung der Referenzauskünfte kann mündlich erfolgen.

Aus Beweisgründen ist jedoch anzuraten, die entsprechenden Einwilligungen schriftlich einzuholen. Dies kann unter anderem so geschehen, dass der Arbeitnehmende beim Austritt ein entsprechendes Formular unterschreibt, worin vereinbart wird, dass ein Widerruf der entsprechenden Einwilligung schriftlich zu erfolgen hat. Die Praxis hat gezeigt, dass mit einem solchen Vorgehen die Rechtssicherheit erheblich gestärkt wird.

Das Arbeitsgericht Zürich vertritt zudem die Auffassung, dass der Arbeitnehmende das Recht hat, eine bestimmte Person als Referenzperson anzugeben. In diesem Fall ist nur sie zur Referenzerteilung berechtigt. Selbstverständlich muss es sich um eine hierarchisch übergeordnete Person handeln, die aus eigener Erfahrung eine Qualifikation des Mitarbeitenden abgeben kann. Es ist darauf zu achten, dass intern das Referenzwesen klar geordnet ist und die zur Referenzerteilung ermächtigten Personen über die rechtlichen Grundlagen orientiert sind.

Der neue potenzielle Arbeitgeber hat keinen Rechtsanspruch, wonach ihm Auskünfte vom ehemaligen Arbeitgeber erteilt werden. Ist der ehemalige Arbeitgeber zur Auskunft bereit, muss er dabei die bereits geschilderten engen Grenzen des Datenschutzgesetzes einhalten, das heisst unter anderem, dass ohne die Einwilligung des betroffenen Arbeitnehmenden keine Referenzauskunft erteilt werden darf.

Wird eine Referenzauskunft erteilt, so haben die Arbeitnehmenden das Recht, über den Inhalt der eingeholten Referenzauskünfte Auskunft zu erhalten. Gemäss Artikel 8 des Datenschutzgesetzes können sich Angestellte über die Personaldaten im Personaldossier informieren. Dem Recht auf Auskunft beziehungsweise Einblick ins Personaldossier unterliegt auch die eingeholte Referenzauskunft. Bestehen keine schriftlichen Aktennotizen bezüglich dieser Referenzauskunft, hat der oder die Arbeitnehmende Anspruch auf wahrheitsgemässe und vollständige mündliche Information. Selbstverständlich haben Referenzauskünfte wahr, wohlwollend, vollständig und arbeitsplatzbezogen zu sein.

Falsche Referenzauskünfte können zu Schadenersatzansprüchen führen.

Ein möglicher Schaden kann darin bestehen, dass aufgrund von wahrheitswidrigen Referenzauskünften keine Stelle gefunden wird. Werden wichtige negative Punkte in einer Referenzaus-kunft verschwiegen (etwa strafrechtlich relevantes Verhalten zu Lasten des Arbeitgebers), kann der Referenzerteiler beziehungsweise der alte Arbeitgeber gegenüber dem neuen Arbeitgeber schadenersatzpflichtig werden, wenn der aufgrund der Referenzauskunft angestellte Mitarbeitende im neuen Betrieb rückfällig wird. Ein blosser Verdacht auf eine strafbare Handlung darf jedoch nicht erwähnt werden. Zudem ist auf die Artikel 34 und 35 des Datenschutzgesetzes hinzuweisen, wonach eine falsche Referenzauskunft auch strafrechtliche Konsequenzen haben kann.

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