Okt 2

Wo Steuern zahlen, wenn das Home Office in einem anderen Kanton liegt?

Autor: HRToday

Immer mehr Leute arbeiten zu Hause. Damit aus den erhofften Vorteilen für Mitarbeitende und Unternehmen kein steuerlicher Blindflug wird, sollten Home-Office-Modelle auch durch die Steuerbrille betrachtet werden (ein Beitrag von:  Roger Jaun und Annelies Gerber, HR Today).

Home Office liegt als flexibles Arbeitsmodell im Trend. Immer mehr Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Arbeitsleistung von zu Hause aus zu erbringen. Gemäss Medienmitteilung der Projektleitung Home Office Day haben sich zuletzt bereits 67’500 Unternehmen, Mitarbeitende und Selbständigerwerbende registriert und am letzten Home Office Day vom 10. Mai 2012 zu Hause gearbeitet. Einer Befragung durch die Initianten zufolge arbeiten heute rund 43 Prozent der Teilnehmer mindestens einmal pro Monat zu Hause, davon rund 27 Prozent mindestens einmal wöchentlich.

Die Mitarbeitenden sehen in der Möglichkeit der Arbeit im Home Office eine positive Auswirkung auf die Lebensqualität. Laut einer kürzlich durchgeführten Studie können auch die Arbeitgeber (Unternehmen) die positiven Effekte des Arbeitsmodells zu ihren Gunsten nutzen. Bei zielgerichtetem Einsatz können beispielsweise Büroflächen und Energiebedarf reduziert und damit die Betriebskosten eines Unternehmens gesenkt werden.

Unterschiedliche Ausgestaltung in der Praxis

Die organisatorische und betriebliche Ausgestaltung von Home Office ist in der Praxis äusserst facettenreich:

  • Die zeitliche Nutzung von Home Office durch Arbeitnehmende erfolgt regelmässig oder unregelmässig, für einzelne Stunden oder mehrere Tage pro Woche.
  • Am Unternehmensstandort steht den Arbeitnehmenden ein Arbeitsplatz weiterhin fest, im Rahmen einer Arbeitsplatzteilung oder gar nicht zur Verfügung.
  • Der Mitarbeitende erhält vom Unternehmen – nebst dem Salär – für das Zur-Verfügung-Stellen seiner Infrastruktur eine separate Entschädigung oder kein zusätzliches Entgelt.
  • Das Home-Office-Modell steht sämtlichen Mitarbeitenden des Unternehmens offen oder bleibt auf bestimmte Tätigkeitsbereiche oder Funktionsstufen begrenzt.

 Fragestellungen bei den Mitarbeitenden

Bei der Besteuerung der Mitarbeitenden wirft das Thema Home Office in der Praxis folgende Fragen auf:

  • Welche Auswirkungen hat die allfällige Ausrichtung eines Entgelts durch das Unternehmen auf das steuerbare Einkommen des Mitarbeitenden?
  • In welcher Form hat die allfällige Ausrichtung zu erfolgen (beispielsweise als Lohnbestandteil oder Auslagenersatz)?
  • Kann der Mitarbeitende für das Zur-Verfügung-Stellen seiner privaten Infrastruktur als Home Office steuerliche Abzüge vom Einkommen geltend machen?
  • Ändert sich etwas bezüglich der übrigen effektiven oder pauschalen Abzüge (auswärtige Verpflegung, Fahrkosten etc.)?
  • Ist es relevant, ob und in welchem Umfang der Arbeitgeber dem Arbeitnehmenden einen Arbeitsplatz am Unternehmensstandort zur Verfügung stellt?
  • Wo hat der Mitarbeitende sein Einkommen zu versteuern, wenn beispielsweise sein Wohnsitz und damit das Home Office nicht im gleichen Staat wie der Standort des Unternehmens liegt?

 Von Bedeutung ist ebenfalls, ob steuerlich akzeptierte Spesenpauschalen vereinbart werden können. Bestehende Spesenreglemente tragen dem Phänomen Home Office regelmässig noch nicht Rechnung. Hierbei ist zu beachten, dass die Neuverhandlung von Reglementen unter Umständen auch bestehende grosszügige Spesenregelungen in anderen Bereichen wie Pauschalspesen gefährden kann. Die Kontaktnahme mit den Behörden sollte deshalb wohlüberlegt sein.

Annelies Gerber, lic. iur., dipl. Steuerexpertin und Autorin diese Beitrages

Nebst den Steueraspekten sind auch sozialversicherungsrechtliche Fallstricke zu meistern. Im innerstaatlichen Kontext steht meist die richtige Qualifikation allfälliger Entschädigungen im Zusammenhang mit dem Home-Office-Modell im Vordergrund. Sobald jedoch die Arbeit im Home Office international anknüpft, müssen zusätzlich bestehende internationale Abkommen für die korrekte Handhabung der Sozialversicherungsabgaben berücksichtigt werden.

Fragestellungen bei der Unternehmung

Aus steuerlicher Sicht hat sich die Diskussion rund um Home Office bislang – wenn überhaupt – um die Besteuerung des Mitarbeitenden gedreht. Zahlreiche Tücken sind ebenso für die Unternehmensbesteuerung zu berücksichtigen, allen voran die potenzielle Steuerpflicht des Unternehmens am Wohnort von Home-Office-Mitarbeitenden. Die OECD hat Ende 2011 Vorschläge zur internationalen Besteuerung von Home-Office-Standorten aus Unternehmenssicht ausgearbeitet und in die Vernehmlassung geschickt. Das Vorliegen einer Betriebstätte im internationalen Doppelbesteuerungsrecht wurde dabei wesentlich von der Verfügungsmacht (im steuerlichen Sinne) des Unternehmens über die Räumlichkeiten des Home Office abhängig gemacht.

Eine steuerliche Anknüpfung für das Unternehmen kann sich ergeben, wenn etwa ein Mitarbeitender seine Arbeiten von zu Hause aus erledigt, weil der Arbeitgeber ihm keinen Arbeitsplatz zur Verfügung stellt, obwohl der Natur der Arbeit nach ein solcher vonnöten ist. Eine gelegentliche Home-Office-Tätigkeit, die oftmals sogar nur Hilfscharakter hat, wird dagegen im internationalen Verhältnis tendenziell keine Steuerpflicht für das Unternehmen am Home-Office-Standort begründen. Allerdings ist hierbei zu beachten, dass sich die Praxis einzelner Staaten zur Annahme einer Betriebsstätte im internationalen Verhältnis in den letzten Jahren verschärft hat.

Roger Jaun, lic. iur., dipl. Steuerexperte, Autor dieses Beitrages

Die vorerwähnten Überlegungen im internationalen Kontext sind im Grundsatz auch für Home-Office-Modelle innerhalb der Schweiz anzustellen. Dies, zumal immer mehr Mitarbeitende ihren Wohnsitz nicht im Kanton des Unternehmensstandorts haben. Dabei ist zu beachten, dass das interkantonale Gewinnsteuersatzgefälle nach wie vor mehr als 10 Prozent beträgt. Für das Unternehmen ist es also durchaus relevant, in welchem Kanton es Steuern bezahlt. Eine ausserkantonale Betriebsstätte kann deshalb spürbare finanzielle Auswirkungen haben und – je nach konkreter Konstellation – somit Fluch oder Segen sein.

Ob und, wenn ja, in welchem Umfang die Arbeitstätigkeit eines Mitarbeitenden in seinem Home Office für das Unternehmen im interkantonalen Verhältnis eine Betriebsstätte mit Steuerpflicht begründen kann, ist insbesondere von der konkreten Tätigkeit des Mitarbeitenden, dessen Funktion im Unternehmen sowie der Ausgestaltung und Umsetzung des angewendeten Home-Office-Modells abhängig. Sobald das Home Office als dem Unternehmen zugehörige, ständige Einrichtung betrachtet wird, in der wesentliche Tätigkeiten des betrieblichen Unternehmensbereichs ausgeführt werden, kann eine Steuerpflicht vorliegen. Einmal mehr ist jeder Sachverhalt gesondert zu prüfen.

Die Fragen im Bereich Home Office sind zahlreich. Nicht zuletzt deshalb, weil die Modelle so mannigfaltig sind. Allgemein anerkannte Standardlösungen gibt es (noch) kaum – vor allem, wenn mehrere Kantone oder gar verschiedene Staaten von der Ausgestaltung betroffen sind. Es gilt, die im konkreten Fall angemessene Lösung zu finden. Die letztlich gewinnbringende Umsetzung des Home-Office-Modells erfordert daher auch den frühzeitigen Einbezug möglicher Konsequenzen für Steuern und Sozialversicherungsabgaben. Dies sowohl auf Stufe der Mitarbeitenden wie auch auf Ebene des Unternehmens. Aufgrund der Flexibilität, die Home-Office-Modelle bieten, muss deren tatsächliche Umsetzung durch die Mitarbeitenden im Alltag fortlaufend überprüft werden. Gleichsam gilt es, die Rechtsentwicklungen im Abgaberecht aufmerksam zu verfolgen. Nur so können relevante Veränderungen erkannt und die notwendigen Massnahmen ergriffen werden.

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