Dez 2

Kleine Tools mit grosser Wirkung.

Autor: HRToday

Personalinformatik umfasst mehr als nur Payroll- und ERP-Systeme. Intelligente Technik und innovative Lösungen können vor allem dann einen wichtigen Beitrag leisten, wenn qualitative Wirkungen entfaltet werden müssen. Dann helfen Tools Unternehmen und Organisationen dabei, die Energie ihrer Mitarbeiter und Führungskräfte zu mobilisieren und zu fokussieren. Wir zeigen einige Anwendungsgebiete und hilfreiche IT-Instrumente (ein Beitrag von: Wolfgang Rathert, HR Today).

Moderne Unternehmen sind ohne Unterstützung durch Informationstechnologie nicht mehr vorstellbar. Im HR-Bereich werden Systeme eingesetzt, die wiederkehrende und standardisierbare Aufgaben automatisieren. Applikationen für Payroll und Lohnabrechnung, Zeiterfassungs- und ESS-Systeme entlasten nicht nur die Menschen von Routineaktivitäten, sie gewährleisten durch Anbindungen an ERP-Systeme auch die Verfügbarkeit relevanter Personaldaten für Planungs- und Entscheidungsprozesse. Bei diesen transaktionsintensiven Prozessen, welche die finanziell relevanten Auswirkungen der «Ressource Mensch» dokumentieren, stehen quantitative Aspekte im Vordergrund.

Informationssysteme optimieren Zusammenarbeit in Teams

In Dienstleistungs- und Wissensgesellschaften sind jedoch qualitative Fragen von grösserer Bedeutung. Die Menschen selbst, ihre Motive, Potenziale und Bedürfnisse im Arbeitskontext stehen dabei im Fokus. Besonders hier bieten Informations- und Kommunikationstechnologien wertvolle Unterstützung, und zwar in einer Katalysatorrolle beziehungsweise als «Enabling Technology». Denn IT-Tools können Kommunikationshindernisse aus dem Weg räumen, die Effizienz in der Zusammenarbeit steigern, wichtige Informationen bereitstellen oder Zusammenhänge herausfinden und verdeutlichen.

Dadurch haben sie gerade in diesen qualitativen Bereichen Hebelwirkungen, durch die oft schon kleine (IT-)Mittel eine grosse Wirkung entfalten.

Typische Themenfelder sind Fragen der Mitarbeiterqualifikation und damit verbunden der Personalentwicklung und Rekrutierung bis hin zu Themen des strategischen HR und Talent Management. Informationssysteme spielen bei der Gestaltung und Optimierung der Zusammenarbeit in Teams und Projekten ebenso eine wichtige Rolle wie bei der Strukturierung und Umsetzung von Führungs- und Entscheidungssystemen. Lernen und Wissenserwerb ist eine Domäne, die in der Informationstechnologie bereits seit langem einen festen Platz hat. Früher mit Computer-Based Learning (CBT), heute vor allem in der Form von E-Learning, virtuellen Schulungsräumen und Modulen für Web-Based Training (WBT). Computergestützte General-Management-Planspiele wie topsim.com und marga.de sind in MBA- Programmen weit verbreitet, und über 60000 Projektleiter wurden bereits mit den Projektmanagement-Simulationen der Lausanner Firma sts.ch ausgebildet.

Ideen und Innovationen aus der ganzen Internetwelt

Führungs- und Entscheidungsprozesse sind in hohem Mass auf eine gelungene Kommunikation angewiesen. In virtuellen Teams und Arbeitsgruppen, in denen Face-to-Face-Kommunikation nicht machbar ist, werden Koordination und Zusammenarbeit durch Technologie überhaupt erst möglich. Mittlerweile findet man im Internet professionelle und trotzdem kostenlose Tools dafür, ob für die Bereitstellung ganzer Arbeitsumgebungen für Teams (collanos.com) oder die Event- und Veranstaltungslogistik (amiando.com). Oft sind webbasierte Lösungen bestechend einfach. Deshalb werden beispielsweise nicht nur private, sondern auch viele geschäftliche Termine über Tools wie doodle.ch koordiniert. Angebote wie openspaceonline.de oder die Instrumente des Bremer Professors Peter Kruse erlauben, sogar virtuelle Grossgruppenveranstaltungen mit mehreren hundert Personen durchzuführen. Auch asynchrone Medien wie Umfragetools und Intranetportale, bei denen nicht alle Beteiligten gleichzeitig kommunizieren, haben sich in Unternehmen etabliert.

Im Zeitalter der «Wikinomics» müssen Mitarbeiter nicht mehr angestellt sein, um für ein Unternehmen zu arbeiten.

Organisationen können buchstäblich die ganze (Internet-)Welt in ihre Prozesse einbeziehen. So hat die Schweizer Herstellerin von Outdoor-Bekleidung, Mammut, ihre Entwicklungsabteilung über die Open-Innovation-Plattform atizo.com mit Innovatoren aufgestockt und bereits vielversprechende Produktideen generiert. Die Schweizer Post konnte mit ihrem Portal postidea.ch das Ideenmanagement ebenfalls voranbringen. Statt teure Entwickler und Spezialisten anzustellen, bieten Plattformen wie innocentive.com interessante Alternativen zur Rekrutierung.

Mehrwert an der Schnittstelle zwischen Mensch und Technologie

Personalentwicklern und Trainern stehen mit Know-how-Datenbanken wie dem werkzeugkasten.ch umfangreiche Materialsammlungen für den Einsatz in Trainings zur Verfügung, die durch intelligente Suchmaschinen zu eigentlichen Wissensmanagement-Systemen ausgebaut werden können. Das erhöht die Professionalität und spart ebenso Zeit wie beispielsweise planeasy.de, das bei der Planung und methodischen Konzeption von Veranstaltungen hilft und sogar von Experten verfasste Seminarmodule zur Verfügung stellt. Auch andere HR- oder Führungsaufgaben wie die Erstellung von Zeugnissen können durch den Zugriff auf einschlägige Content-Datenbanken wie den Zeugnismanager von wekaservices.ch vereinfacht werden.

Informationstechnologie kann an der Schnittstelle zwischen Menschen echten Mehrwert schaffen. Mit Hilfe professioneller sozialer Netzwerke wie Xing.com oder linkedin.com finden Unternehmen heute Experten oder potenzielle Mitarbeiter. In Sachen Vernetzung geht das an der ETH Lausanne entwickelte Spotme.com noch einen Schritt weiter und automatisiert das Networking an Veranstaltungen: Auf der Basis von hinterlegten Profildaten und Präferenzen bringt das System Teilnehmer aktiv miteinander in Kontakt.

Software macht aus nackten Daten wertvolle Informationen

Computer können im Gegensatz zum Menschen in grossen Datenbeständen Muster erkennen – «Data Mining» nennt dies der IT-Experte. Viele Anwendungen machen sich diese Fähigkeit zunutze, um nackte Daten zu wertvollen Informationen zu veredeln. Im HR-Bereich werden solche Anwendungen beispielsweise eingesetzt, um Fragebögen zu Personen- oder Teamprofilen auszuwerten und zu verdichten. Talent-Management-Systeme verwenden Prognosen, die IT-Systeme beim Abgleich von Stellen- und Personenprofilen erstellen. Wie überall geht auch hier der Trend zum Internet:

Selbst Assessment- und Talent-Management-Tools sind heute komplett webbasiert verfügbar, so zum Beispiel humanlogix.com.

Entscheidungsträger müssen Informationen immer im jeweiligen Kontext bewerten und interpretieren, damit daraus handlungsleitendes Wissen wird. Softwarelösungen wie lets-focus.com oder consideo-modeler.de helfen hier, indem sie Zusammenhänge übersichtlich darstellen oder ganze Entscheidungsprozesse strukturieren und moderieren. Werkzeuge wie Mindmanager.com gehen noch einen Schritt weiter und stellen mit Projektmanagement- und Collaboration-Tools Funktionalitäten bereit, die auch bei der Umsetzung von Entscheidungen helfen.

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