Feb 16

Eine Beziehung mit Hochs und Tiefs.

Autor: HRToday

Ein guter Personalberater ist viel wert. Darin sind sich HR-Verantwortliche einig. Weniger gute Personalberater dagegen machen dem HR das Leben schwer. Eine Bestandesaufnahme, wo es knorzt und wo die Beziehung harmonisch verläuft. (Ein Beitrag von: Franziska Meier, HR Today).

Die Beziehungen zwischen HR und Personalberatung decken die gesamte Gefühlswelt ab. Sie reichen vom «vertrauensvollen Verhältnis» über die «Symbiose, die manchmal schwierig ist» bis hin zur «Hassliebe». Nun, die Beziehungsgrundlage ist nicht kompliziert:

Die Personalberatung erleichtert das HR-Leben; das HR bezahlt den Personalberaterlohn. Eigentlich eine simple Gleichung.

Doch wie es in Beziehungen so ist, gestaltet sich die Praxis etwas schwieriger als die Theorie. Zentral für jede gute Beziehung ist eine gute Kommunikation. Wer diese beherrscht, hat Chancen auf eine längerfristige Zusammenarbeit. Wer sie nicht beherrscht, handelt sich Ärger ein. Um es an der obigen Gleichung zu veranschaulichen:

  • Wenn der Personalberater seine HR-Kontaktfrau am Telefon zutextet mit den aussergewöhnlichen Fähigkeiten seiner formidablen Kandidatin und nicht merkt, dass sein Gegenüber gerade keine Zeit hat, dass es ihr lieber wäre, er würde einfach das (bitte übersichtliche) Dossier schicken – ja, dann hat er ihr Leben nicht erleichtert, sondern während zehn Minuten sogar erschwert.
  • Wenn andererseits eine HR-Verantwortliche auf Anfrage sagt, der Personalberater könne ihr Kandidatendossiers für eine konkrete Stelle zusammenstellen, obwohl sie weiss, dass ihre Firma die Stelle selbst besetzen will, dann wird der Personalberater einen unnötigen Arbeitsaufwand haben. Und dafür kein Geld bekommen.

Soll das heissen, dass die Beziehung Personalberater – HRM für die meisten vergiftet ist? Durchaus nicht. Die Arbeitssymbiose wird differenziert betrachtet. HR und Personalberatung bekräftigen, dass es auf beiden Seiten zwar mühsame Erlebnisse, genauso aber auch hervorragende Arbeit gebe. Was heisst das in Zahlen? Im Folgenden zwei subjektive Einschätzungen.

  • Stephan Storchenegger, Head Group HR bei der Bank Sarasin & Cie AG, redet von drei Gruppen bei den Personalberatern: «Etwa 20 Prozent arbeiten gut, seriös und transparent, sie holen ihre Kandidaten ab, der Kontakt mit ihnen ist erfreulich. Etwa fünf von diesen 20 Prozent arbeiten sogar top, sie sind die Crème de la crème.» Weitere 60 Prozent seien guter Durchschnitt, sie würden nicht durch herausragende Qualität bestechen, aber auch nichts willentlich falsch machen. Und zum Schluss kämen wiederum 20 Prozent, die bezüglich Qualität, Seriosität und allenfalls auch Kosten nicht überzeugen könnten.

Unfairer Stil und systembedingte Probleme

  • Diese Einschätzung hält Marc Lutz, Direktor des Personaldienstleisters Hays (Schweiz) AG, nicht für abwegig. Seine persönliche Einschätzung des HRM wiederum sieht so aus: «25 Prozent sind top. Die Zusammenarbeit mit ihnen verläuft auf Augenhöhe, die Kommunikation ist klar und verbindlich, Absprachen werden eingehalten. 40 Prozent sind gut, 24 Prozent mittelmässig, 10 Prozent am Schluss und 1 Prozent unseriös.» Unseriöses Verhalten sei zum Beispiel, wenn das HR einer erfolgsbasierten Zusammenarbeit zustimmt, dann aber nach Versand der CV versucht, die Kandidaten selbst zu kontaktieren, um sich die Gebühr zu sparen.

Eine Beziehung mit Hochs und Tiefs

Wo Vorwürfe auftauchen, geht es oft um schlechten, unfairen Stil. Manchmal handelt es sich aber auch um systembedingte Probleme. Ein Klassiker ist der Kontakt zur Linie. Bei einem exklusiven Mandat für eine führende Position ist dieser natürlich zwingend. Wird aber auf Erfolg gearbeitet, lässt das HR den Personalvermittler oft nicht bis zur Linie vor. Einerseits um vorgeschriebene Prozessabläufe einzuhalten, andererseits um die Linie vor zu vielen Anfragen zu schützen. Das ist für jeden Personalberater nachvollziehbar, und dennoch: Die Linie weiss eben meist besser Bescheid über die zu besetzende Stelle, besonders in technischen Bereichen. Fehlt dem Personalvermittler dieses Wissen, kann er weniger passgenau suchen. Carmen Schlessinger, HR Consultant bei der Helsana, sagt dazu: «Natürlich wissen wir nicht immer alles bis ins letzte Detail. Aber wenn der Direktbewerber aufgrund der Stellenausschreibung erkennen kann, was es für die Stelle braucht, dann erwarte ich das auch vom Personalvermittler.» Und Heidi Widmer, Leiterin HR Beratung / HR Marketing bei der Helsana, ergänzt: «Für spezifische Fragen ist das Vorstellungsgespräch da. Deshalb kann es schon mal vorkommen, dass wir ein Telefongespräch mit einem langatmigen Personalvermittler abklemmen.» Dieses Abklemmen werde auf der Gegenseite oft als Nichtwissen interpretiert, und so steigt der Frust über das inkompetent scheinende HR.

Unterschiedliche Vorstellungen bei Zeit und Geld

Verbindliche Zeitvorgaben sind wichtig. Klicken Sie auf das Bild um mehr zu erfahren.

Roman Bussinger, Partner der a & u Kaderberatung, löst das Problem so: «Die Informationen zur Vakanz sind eine Holschuld, die Feingefühl meinerseits erfordert. Erhalte ich keinen Kontakt zur Linie, so muss ich mich fragen, ob mir die verfügbaren Informationen reichen, um damit arbeiten zu können.» Eine weitere Reibungsfläche ist die Zeit. «Schnelle Prozesse drücken Kandidaten gegenüber Wertschätzung aus», sagt Hays-Direktor Marc Lutz. «Konkret sollte es von der Anfrage bis zur Unterschrift nicht länger als zwei Monate dauern. Manche Kunden tun sich damit schwer.» Manchmal wird in verschiedenen Zeitellen gemessen. HR Consultant Carmen Schlessinger: «Manche Personalberater sind ungeduldig, wollen eine Reaktion drei Tage nach Eingabe ihres Dossiers. Doch wir brauchen mehr Zeit, da wir häufig 10 bis 20 Vakanzen parallel bearbeiten und wir uns vorgängig auch mit der Linie absprechen müssen. Zudem möchten wir – nicht zuletzt aus Kostengründen – in erster Priorität Direktbewerbern den Vorzug geben.» Dass auch das Geld für Missstimmung sorgen kann, liegt auf der Hand. Was ist zum Beispiel, wenn eine vermittelte Person in der Probezeit abspringt? «Ein seriöser Personalberater macht sich sofort dahinter, einen Ersatz zu suchen, für einen bedeutend tieferen Preis», sagt der HR-Verantwortliche Stephan Storchenegger. Er hat aber auch schon anderes erlebt: Ein Kandidat unterzeichnete den Arbeitsvertrag, trat die Stelle dann allerdings aus persönlichen Gründen nicht an. Der Personalberater, dem ein substanzielles Honorar für die Vermittlung ausbezahlt worden war, meinte dazu lediglich: «Sie haben die Rechnung bezahlt, für uns ist das Geschäft abgeschlossen.» Trotz solcher Erlebnisse ist man bei der Bank Sarasin & Cie AG durchaus bereit, entstandenen Aufwand beim Personalberater zu honorieren, auch wenn dies rechtlich nicht nötig wäre. Etwa wenn knapp vor Vertragsabschluss plötzlich ein neuer Kandidat auftaucht. «Speziell beim heutigen Kostendruck ist dies ein untypisches Verhalten. Langfristig zahlt es sich aber aus. Die Beziehung zu einem guten Personalberater ist das allemal wert», sagt Stephan Storchenegger. Als mühsam empfindet es HR Consultant Carmen Schlessinger, jedes Mal wieder neu über Preise verhandeln zu müssen. Und HR-Beratungsleiterin Heidi Widmer bemängelt das Beharren von vielen Personalberatern auf einem hohen Honorar, wenn der Aufwand wider Erwarten tief ausfiel. Wie viel Aufwand ein Personalberater für sein Geld betreibt, ist nicht immer ersichtlich. «Wenn wir innert 48 Stunden zwei perfekt passende Dossiers für eine Vakanz liefern, dann heisst das nicht, dass wir kaum Arbeit hatten», sagt Hays-Direktor Marc Lutz. «Wir netzwerken ständig, das ist eine intensive Arbeit. Das Zusammenstellen der Dossiers ist dann nur noch der Schlusspunkt.»

Schuss mit der Schrotflinte: Breite Streuung bedeutet unnütze Arbeit

Das sieht man auch auf HR-Seite. Stephan Storchenegger: «Personalvermittlung ist Knochenarbeit. Man kann nicht in fünf Tagen 20 tolle Dossiers zusammenstellen. Bei einem guten Personalberater gibt es ein Arbeitsprotokoll mit den hergestellten Kontakten.» Da könne schnell eine dreistellige Zahl zusammenkommen, denn für zwei bis vier Dossiers klappere man locker 50 bis 100 Kontakte ab. Natürlich ist die Höhe der Honorare ein grosses Thema. Genauso wie der Umstand, dass je nach Vermittlungsmodell erst bei Vertragsunterzeichnung bezahlt wird. Kommt es zu keinem Abschluss, war der Arbeitsaufwand vergeblich. Das bezeichnet Myra Fischer-Rosinger vom Verband der Personaldienstleister der Schweiz, swissstaffing, als Problem, das auch die Arbeitsqualität beeinflusse. Ihr Vorschlag:

«Man bezahlt eine Art Auftrags- oder Eintrittsgebühr. Der Personaldienstleister sucht dann und schlägt Kandidaten vor. Kommt es zu keiner Vermittlung, bleibt es bei der Auftragsgebühr. Kommt es zu einer Vermittlung, bezahlt der Kunde dafür einen weiteren Beitrag.»

Was das HR am meisten stört, hat allerdings nichts mit Geld zu tun. Am mühsamsten ist für viele die Flut von Dossiers, die trotz detailliertem Profil nicht auf die entsprechende Stelle passen und teilweise ungefragt geschickt werden. Diese «Streuproblematik» verursacht Arbeit und führt selten zu Erfolg. Wie unbeliebt sie ist, zeigt die Ausdrucksweise: Als «Schuss mit der Schrotflinte» bezeichnen sowohl Heidi Widmer als auch Stephan Storchenegger dieses Vorgehen, bei dem einfach mal geschaut wird, ob ein Kügelchen vielleicht treffe. Möglich wurde diese Praxis unter anderem durch das Internet, aus dem dank Xing und Co. viele Lebensläufe kopiert werden können, ohne dass man die Kandidaten kontaktiert. Da gibt es dann halt auch jene, die nicht auf Qualität, sondern auf Masse arbeiten. Ein nicht zu unterschätzender Nebeneffekt davon können ungesunde Arbeitsbedingungen in der Personalberatung sein.

Durch eine vertrauensvolle Zusammenarbeit wird vieles leichter

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Sind es eher die grossen oder die kleinen Personalvermittler, die solche Praktiken anwenden? Die Meinungen darüber gehen auseinander. Die einen sehen das Übel vor allem bei den Grossen mit der hohen Fluktuation, die anderen mehrheitlich bei den Kleinen ohne Spezialisierung. Der HR-Verantwortliche Stephan Storchenegger meint dazu: «Es gibt bei den Grossen und Kleinen Gute und Schlechte. Man sollte meinen, der Markt korrigiere das. Aber wir kennen Personaldienstleister, die auch noch nach Jahren nicht überzeugen können. Andere hingegen machen vom ersten Tag an einen guten Job.» Letztlich sei die einzelne Person massgebend, erklärt Personalberater Roman Bussinger. Wenn die Chemie zwischen HR-Person und Personalberater stimme, könne sich ein Vertrauensverhältnis und damit eine langjährige Zusammenarbeit entwickeln. «Dann wird man zum eingespielten Team», so Bussinger. «Vieles wird leichter. Ein Kunde im Bankensektor kann mir dann zum Beispiel sagen: ‹Wir brauchen einen Controller, und zwar so einen, wie du uns schon vor vier Jahren vermittelt hast›.» Mit solchen Kunden geht Roman Bussinger zwischendurch auch Mittagessen, wo er regelmässig nachfrage, wie er seine Dienstleistung verbessern kann, und wo auch einmal die HR-Strategien des Kunden besprochen würden. Die Beziehungen können also durchaus exzellent funktionieren. Der HR-Verantwortliche Stephan Storchenegger zieht ein positives Fazit: «Grossmehrheitlich habe ich good Feelings, wenn es um die Gilde der Personalberater geht. Sie unterstützen uns bei der Suche nach qualifizierten Mitarbeitenden. Wir bleiben daher mit ihnen in Kontakt, auch in Zeiten, in denen der Stellenmarkt gut dotiert ist.»

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