Die Personalabteilung kann einpacken. Es braucht sie nicht mehr. ATS kommt. Zum Glück ist das nicht Realität. Ein sogenanntes ‚Applicant-Tracking System‘ ist eine Arbeitserleichterung, ob man damit schneller die richtigen Bewerbenden findet, ist nicht wirklich klar.

Der Roboter ist eine Hilfe bei der Suche nach dem passenden Personal, Ohne menschliches Zutun geht es trotzdem nicht (Bildquelle: www.pixabay.com)

Bei kleinem Angebot, kann mit dieser Technologie die Nadel schneller im Heuhaufen gefunden werden, wenn grosse Datenmengen in Bewerbungssystemen geprüft werden müssen. Vice versa gilt das ebenso für Bewerbungsfluten auf Stellenausschreibungen, die grosse Aufmerksamkeit auf sich ziehen. Die Software hilft die Selektion schneller bewältigen zu können. Nicht mehr und nicht weniger.

Um was geht es? Wenn zum Beispiel die HR Abteilung eine Stelle für eine hochspezialisierte Fachkraft ausschreibt, dann, wird das Bewerbungssystem auf keinen Fall zusammenbrechen. Vielleicht erhalten sie im besten Fall ein halbes Dutzend Bewerbungen. Schreibt sie jedoch eine Stelle im Bereich Lagerbewirtschaftung aus, wird sie bestimmt geflutet. Hunderte von Bewerbungen treffen ein. Schnell geht die Übersicht verloren. Mit einem Bewerbungs-Roboter geht es schneller.

Was macht der eigentlich?

Stichwort ist das sogenannte ‚CV-Parsing‘. Eine spezialisierte Software vergleicht das Anforderungsprofil mit den eintreffenden Bewerbungen und fischt jene raus, die eine hohe Übereinstimmung der relevanten Schlüsselwörter enthalten. Lebensläufe, die optimal mit den harten Fakten im Anforderungsprofil übereinstimmen, werden so ausgelesen und in geeigneter Form präsentiert. Arbeit bleibt immer noch übrig.

Es ist immer noch ein Mensch, der sich dann die Auslese ansehen und prüfen muss, ob die Software auch richtig entschieden hat. Die Stelle lässt sich auch nicht durch einen Roboter fertig besetzen. Gerade bei Fachkräften ist es extrem wichtig, dass im persönlichen Gespräch und evtl. bei einem Assessment sich die Eindrücke verfestigen, ob Bewerbende wirklich in eine Firma und in ein Team passen.

Menschen sind sehr vielschichtig, individuell und einzigartig. Software hilft bei der Personalsuche. Es sollte jedoch der Mensch sein, der am Schluss darüber entscheidet, ob jemand eingestellt wird oder nicht (Bildquelle: www.pixabay.com)

Harte Fakten sind bequem

Sie können mit einem logischen Bearbeitungsschema ausgesiebt werden. Kommt es jedoch zu den komplexen weichen Faktoren, wird die Software grandios versagen. Schnell wird dann aus dem Superkandidat eine Niete, wenn sich während des Gesprächs herausstellt, dass der Bewerbende alles erfüllt, aber aufgrund seiner unpassenden Wesensart und Eintrübungen des Sozialverhaltens, einfach nicht in ein bestehendes Team passt.

Alle wissen aus Lebenserfahrung gut genug, dass ein einzelner Mensch ein bestehendes und gut austariertes Sozialgefüge derart kaputt machen kann, dass die Personalfluktuation steigt, die Rekrutierungskosten ebenso und daher unternehmerische Ziele in Gefahr sind. Leider eine tägliche Realität in vielen Unternehmen.

Das System lässt sich übrigens von den Bewerbenden gut austricksen

Wie konformer sich die Bewerbung verhält, desto grösser ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass sie alle Filter übersteht und am Schluss als Volltreffer ausgespuckt wird. Wichtig ist dabei, dass folgende Kriterien erfüllt werden, damit der Bewerbungsroboter hinters Licht geführt werden kann:

• Exotische Schriften hasst er. Verdana, Times New Roman oder Arial sind Schrifttypen, die gut ankommen. Sobald sie zum Beispiel mit der Schrift ‚Estrangelo Edessa‘ kommen, fängt die Software an zu stottern. Wie öfters die Schriftart im allgemeinen Einsatz ist, desto mehr wird sie auch geliebt. Auch von den Maschinen.
• Der Spruch ‚In der Kürze liegt die Würze‘ ist dem Roboter völlig egal. Im Gegenteil: Je länger, desto besser. Lange und ausführliche Lebensläufe enthalten viele Daten. Mit Heisshunger wird er sich auf diese stürzen. Solche Bewerbungen haben eine signifikant höhere Chance später von einem Menschen aus Fleisch und Blut noch beurteilt zu werden.
• Schlüsselwörter sind das A und O des ‚CV-Tunings‘. Werden die essentiellen Schlüsselwörter des Anforderungsprofils in den Lebenslauf eingebettet, ist einem die totale Aufmerksamkeit der Software sicher. Sie wird es lieben und die Bewerbung als interessant einstufen.

Die Vielfalt der Menschen und deren Charakteren sind und bleiben eine Herausforderung. Individualität und Diversität sind gut für die Wirtschaft (Bildquelle: www.pixabay.com)

• In Sachen Rechtschreibung ist der Roboter prüde. Intuitive Interpretation von falscher Grammatik und Rechtschreibung kann nicht erwartet werden. In den HR Abteilungen weiss man in der Zwischenzeit, dass viele fit sind bei der Anwendung der Alltagsinformatik, aber keinen gescheiten, geschweige fehlerlosen Satz schreiben können. Für die Software gibt es nur falsch oder richtig. Beinahe oder annähernd kennt sie nicht. Wörter, die falsch geschrieben sind, können textuell nicht interpretiert werden und werden somit als nicht relevant aussortiert. Bei wichtigen Schlüsselwörtern kann das für die Bewerbung fatal sein.
• Das Dessert für den Roboter sind gut verwertbare und präzise Kontaktinformationen. Das sind eindeutige Zuweisungen, die er technisch auch gut verarbeiten kann.
• Das PDF-Format ist der Software ein Gräuel. Speziell dann, wenn der Text als Bild daher kommt. Die ‚Parsing-Software‘ findet diese Art von Format schrecklich. Das gute alte Word-Dokument ist viel geeigneter. Allerdings wirkt das ein wenig altbacken. Wenn PDF, dann nicht als Bild verwenden. Sonst wird der Roboter die Bewerbung schnöde aussortieren.
• Text im sogenannten ‚Bullet- oder Telegrammstil‘, also das Aufzählen von Fakten ohne Fliesstext, liebt die Software über alles. Das kann sie häppchenweise gut verarbeiten und interpretieren.
• Schnörkel, Verzierungen, viel Grafiken, Logos, Bilder und anderer visueller Firlefanz kommen schlecht an. ‚Applicant-Tracking-Systeme‘ bevorzugen nackten alphanumerischer Text. Da ist jeder Ausreisser ausserhalb der textlichen Norm nur eine Störung. Solche Bewerbungen werden auch eher aussortiert, weil die Software sie nicht versteht und somit als nicht relevant einstuft.
• Sprachliche Füllwörter und ‚Adjektivbomben‘ interessieren solche Systeme gar nicht. Ob sie nun teamfähig oder pünktlich sind, versteht der Roboter nicht; ihm ist das ohnehin einerlei. Schaden tut es trotzdem nicht. Wird die Bewerbung von einem Menschen weiter auf den Gehalt geprüft, dann sind solch angepriesene Eigenschaften sicher nicht falsch.
• Abkürzungen sind übrigens ebenso ein Nahtoderlebnis für jede Maschine, die mit Software gefüttert ist. Viele können diese einfach nicht richtig einordnen. Das führt dann dazu, dass die Bewerbung aussortiert wird.

Damit bei der Rekrutierung gepunktet werden kann, muss alles stimmen. Ansonsten wird das nichts (Bildquelle: www.pixabay.com)

Das Gute an der Maschine ist, dass sie ohne Vorurteile arbeitet. Hautfarbe, Herkunft, Religion, Geschlecht und Alter sind ihr völlig gleichgültig.

Sicher gibt es Programme, die man so ausgestalten kann, dass diese Kriterien berücksichtig werden könnten. Wer will schon in einem Betrieb arbeiten, der Menschen bei der Rekrutierung diskriminiert?

Geeignete Software kann die Auslese von Bewerbenden auf jeden Fall unterstützen. Das Interview von ‚Face-to-Face‘ kann sie aber auf keinen Fall ersetzen. Gerade das Feinstoffliche wie Mimik, Körpersprache, Stimmlage, Sprechweise und andere biologisch gesteuerte Verhaltensmuster können Menschen immer noch besser einstufen. Das wird bestimmt noch eine Weile so bleiben.

In Sachen ATS und Parsing haben wir schon lange aufgerüstet. Trotzdem verlassen wir uns auf so altmodische Methoden wie Bauchgefühl, erster Eindruck, Körpersprache, strutkurierte Interviewtechnik und bei Bedarf Assessment. Der Aufwand ist gross. Er lohnt sich jedoch. Falsches Personal führt zu hohen versteckten Kosten, Umtriebe und Frustration. Das kann sich heutzutage kein Betrieb mehr leisten. Wir helfen Ihnen gerne weiter: PKS Personal AG