Feb 12

Warum HR ohne Technologie scheitern wird.

Autor: PersonalRadar

In der heutigen Wirtschaftswelt, wo Zeit gleichbedeutend mit Geld ist, stellt sich heraus, dass die Implementierung moderner HR-Software nicht nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit ist, um die Effizienz und Produktivität in Personalabteilungen signifikant zu verbessern.

(Bildquelle: www.freepik.com)

Die Herausforderungen, denen sich HR-Teams täglich stellen müssen, sind vielfältig und komplex. Von der Rekrutierung über die Zeiterfassung bis hin zur Lohnbuchhaltung und dem alltäglichen Geschäft – all diese Prozesse erfordern Zeit, Präzision und eine Menge Ressourcen. Doch wie kann die Technologie hier einen Unterschied machen?

Ein Bericht von Gallup’s State of the Global Workplace offenbart, dass weltweit ein erschreckender Anteil von beinahe 90% der Arbeitnehmenden sich nicht engagiert oder sogar aktiv demotiviert bei der Arbeit fühlt, was zu sehr hohen Produktivitätsverlusten führt. Diese Tatsache unterstreicht einmal mehr die immense Verantwortung der HR-Abteilungen, eine motivierende Arbeitsumgebung zu schaffen.

Die Aufgabenpalette der HR ist breit wie auch wachsend und die Bewältigung ohne technologische Unterstützung nahezu ein Herkulesakt. Hier kommt die Robotic Process Automation (RPA) ins Spiel, die durch die Automatisierung von Prozessen wertvolle Zeit einspart und somit die Produktivität steigert.

Was ist Robotic Process Automation (RPA) oder auch ‚Bots‘ genannt

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die darauf abzielt, Geschäftsprozesse stark zu automatisieren, indem sie die Interaktionen von Menschen mit digitalen Systemen und Software nachahmt. RPA-Software-Roboter (oder ‚Bots‘) sind in der Lage, eine Vielzahl von wiederkehrenden und monotonen Aufgaben auszuführen, die zuvor von Menschen durchgeführt wurden. Diese Aufgaben umfassen Dateneingabe, Transaktionsverarbeitung, die Ausführung von Abfragen, das Erstellen von Berichten und sogar die Kommunikation mit anderen digitalen Systemen.

 

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Der Kern von RPA liegt in seiner Fähigkeit, bestehende Anwendungen für die Verarbeitung verschiedener Aufgaben zu nutzen, ähnlich wie ein menschlicher Mitarbeiter dies tun würde. Dies bedeutet, dass RPA-Bots in der Lage sind, über Benutzeroberflächen (UIs) mit Anwendungen zu interagieren, ohne dass Änderungen an den bestehenden Systemen erforderlich sind. Dadurch ist RPA eine relativ leicht implementierbare und flexible Lösung zur Prozessautomatisierung.

 

Einige Schlüsselmerkmale und Vorteile von RPA umfassen:

  • Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung routinemässiger und zeitaufwendiger Aufgaben können Unternehmen ihre Prozesse beschleunigen und die Effizienz steigern.
  • Kosteneinsparungen: RPA kann dazu beitragen, die Betriebskosten zu senken, da Bots schneller und ohne Unterbrechung arbeiten können, wodurch die Notwendigkeit, zusätzliches Personal für monotone Aufgaben einzustellen, verringert wird.
  • Genauigkeit: RPA reduziert das Risiko menschlicher Fehler, was zu einer höheren Datenqualität und -genauigkeit führt.
  • Skalierbarkeit: Unternehmen können RPA-Lösungen leicht skalieren, um zusätzliche Prozesse oder Aufgabenvolumen ohne signifikante Erhöhungen der Kosten oder Ressourcen zu bewältigen.
  • Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit: Indem RPA zeitraubende Aufgaben übernimmt, können sich Mitarbeiter auf wertvollere und erfüllendere Arbeiten konzentrieren, was zu einer besseren Kundenerfahrung und höheren Mitarbeiterzufriedenheit führen kann.

RPA wird in einer Vielzahl von Branchen eingesetzt, darunter Finanzdienstleistungen, Gesundheitswesen, Versicherungen, Telekommunikation, und viele mehr, um Prozesse wie Kundenbetreuung, Finanzbuchhaltung, HR-Management, Supply-Chain-Management und mehr zu automatisieren. Die Anpassungsfähigkeit und Effizienz von RPA machen es zu einem wichtigen Werkzeug für Unternehmen, die ihre digitalen Transformationsstrategien vorantreiben möchten.

Betrachten wir zunächst die alltäglichen Herausforderungen im Detail:

Rekrutierung

Das Gewinnen neuer Talente stellt eine der grössten Herausforderungen in der modernen Personalbeschaffung dar. Es handelt sich um einen komplexen, zeitintensiven und ressourcenfressenden Prozess, der von der präzisen Erstellung und Veröffentlichung von Stellenausschreibungen über die akribische Sichtung zahlreicher Bewerbungen bis hin zur Organisation und Durchführung von Vorstellungsgesprächen reicht. Jeder dieser Schritte erfordert eine erhebliche Investition an Zeit, Aufmerksamkeit und Fachkenntnis seitens des HR-Teams, was den gesamten Rekrutierungsprozess nicht nur langwierig, sondern auch kostspielig macht.

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Die Erstellung von Stellenausschreibungen zum Beispiel erfordert nicht nur ein tiefes Verständnis der zu besetzenden Position, sondern auch die Fähigkeit, diese in einer Weise zu kommunizieren, die qualifizierte Kandidat:innen anspricht und motiviert, sich zu bewerben. Anschliessend muss das HR-Team eine Flut von Bewerbungen sichten, was ein zeitaufwendiges Unterfangen ist, bei dem jedes Detail zählt, um die besten Kandidat:innen für die nächste Phase auszuwählen. Die Organisation von Vorstellungsgesprächen stellt dann eine weitere Herausforderung dar, da Termine koordiniert, Räumlichkeiten vorbereitet und Bewertungskriterien festgelegt werden müssen, um eine faire und effektive Auswahl zu gewährleisten.

Die Einführung der Automatisierung in diesen Prozess bietet eine Lösung für viele dieser Herausforderungen. Durch die Automatisierung können repetitive und zeitaufwendige Aufgaben, wie die Vorsortierung von Bewerbungen nach bestimmten Kriterien oder das Versenden von Einladungen zu Vorstellungsgesprächen, effizienter gestaltet werden. Dies spart nicht nur wertvolle Zeit und reduziert die Kosten, sondern ermöglicht es dem HR-Team auch, sich stärker auf strategische Aspekte des Rekrutierungsprozesses zu konzentrieren, wie die persönliche Interaktion mit vielversprechenden Kandidat:innen und die Verbesserung der Interviewtechniken.

Darüber hinaus kann die Automatisierung die Qualität der Bewerbererfahrung signifikant verbessern. Schnellere Reaktionszeiten, transparente Kommunikation und ein nahtloser Bewerbungsprozess tragen dazu bei, ein positives Bild des Unternehmens zu vermitteln und die Kandidat:innen von Beginn an zu motivieren. Dies ist besonders wichtig in einem umkämpften Arbeitsmarkt, wo erstklassige Talente oft mehrere Angebote zur Auswahl haben. Indem Unternehmen ein reibungsloses und ansprechendes Bewerbungserlebnis bieten, senden sie motivierende Signale an potenzielle neue Mitarbeitende und erhöhen somit ihre Chancen, die besten Talente für sich zu gewinnen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Automatisierung des Rekrutierungsprozesses eine revolutionäre Möglichkeit bietet, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und gleichzeitig die Erfahrung und Zufriedenheit der Bewerber zu verbessern. Dadurch können Unternehmen nicht nur ihre Rekrutierungsziele schneller und effektiver erreichen, sondern auch ein attraktiver Arbeitgeber auf dem Markt werden.

Zeiterfassung

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Die effiziente Verwaltung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten spielt eine entscheidende Rolle im Betriebsablauf jedes Unternehmens. Die Herausforderung liegt nicht nur in der reinen Erfassung der Anwesenheiten und Fehlzeiten, sondern auch in der korrekten Analyse dieser Daten, um Diskrepanzen aufzudecken und angemessen darauf reagieren zu können.

Robotic Process Automation (RPA)-Technologien revolutionieren diesen Bereich, indem sie komplexe und zeitraubende Prozesse der Zeiterfassung automatisieren. Diese fortschrittlichen Systeme sind in der Lage, Daten aus verschiedenen Quellen zu sammeln, zu verarbeiten und zu vergleichen, wodurch Inkonsistenzen schnell identifiziert werden.

Dies trägt nicht nur zur Verbesserung der operativen Effizienz bei, indem es manuelle Eingriffe reduziert und Fehlerquoten minimiert, sondern hilft auch, Unterbrechungen im Arbeitsablauf zu vermeiden.

Darüber hinaus kann die präzise Überwachung und Analyse der Arbeitszeiten dazu beitragen, stressbedingte Ausfallzeiten zu verringern, indem übermässige Überstunden oder ungesunde Arbeitsmuster frühzeitig erkannt werden.

Lohn- und Gehaltsabrechung

Ein weiterer kritischer Bereich, in dem RPA eine transformative Rolle spielt, ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Die korrekte und pünktliche Abwicklung dieser Prozesse ist nicht nur eine rechtliche Verpflichtung, sondern auch ein zentraler Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung. Fehler in der Gehaltsabrechnung können zu Unzufriedenheit, Demotivation und im schlimmsten Fall zu rechtlichen Konsequenzen führen. RPA-Technologien minimieren das Risiko menschlicher Fehler durch die Automatisierung der Dateneingabe und -verarbeitung. Indem sie eine grosse Menge an Daten, einschliesslich Gehältern, Steuern, Boni und Abzügen, präzise verarbeiten, gewährleisten sie eine korrekte und zeitgerechte Auszahlung. Dies steigert das Vertrauen der Mitarbeitenden in das Unternehmen und fördert eine positive Unternehmenskultur.

Die Implementierung von RPA im HR-Bereich bietet somit weitreichende Vorteile. Durch die Automatisierung monotoner und wiederkehrender Aufgaben werden nicht nur Fehler reduziert und Prozesseffizienz gesteigert, sondern es werden auch wertvolle Ressourcen freigesetzt. HR-Profis können sich dadurch stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren, die einen direkten Einfluss auf die Unternehmenskultur und Mitarbeitermotivation haben. Beispielsweise ermöglicht die durch Automatisierung gewonnene Zeit eine intensivere Beschäftigung mit der Personalentwicklung, der Verbesserung der Arbeitsbedingungen oder der Implementierung von Programmen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass RPA-Technologien eine Schlüsselrolle bei der Modernisierung und Effizienzsteigerung von HR-Prozessen spielen. Indem sie Routineaufgaben vereinfachen und die Genauigkeit verbessern, tragen sie zur Schaffung eines produktiveren, zufriedeneren Arbeitsumfelds bei. Dies zeigt, dass die Potenziale der Automatisierung im HR-Bereich umfangreich sind und weit über einfache Kosteneinsparungen hinausgehen. Die strategische Integration von RPA ermöglicht es HR-Teams, sich auf das zu konzentrieren, was wirklich zählt: die Förderung eines motivierenden und inspirierenden Arbeitsplatzes.

Schlussfolgerung

Die Digitalisierung und Automatisierung der HR-Prozesse ist kein Luxus mehr, sondern eine dringende Notwendigkeit in der heutigen schnelllebigen Wirtschaftswelt. Durch die Einführung von RPA und moderner HR-Software können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz steigern, sondern auch eine motivierende Arbeitsumgebung schaffen, die letztendlich zur Steigerung der Produktivität und zur Reduzierung von Verlusten durch demotivierte Mitarbeitende beiträgt. Die Investition in Technologie im HR-Bereich ist somit eine Investition in die Zukunft des Unternehmens und seiner Belegschaft.

Mehr zu Studie von Gallup mit dem Titel ‚Dismal employee engagement is a sign of global Mismanagement‘ erhalten Sie HIER.