Ein Arbeitszeugnis ist im besten Fall ein seriöses Dokument über Leistung, Verhalten und berufliche Verantwortung. Im schlechtesten Fall ist es ein sprachlich parfümiertes Stück Verwaltungspapier, das so viel über einen Menschen aussagt wie ein Einkaufszettel über Kochkunst. Und leider liest man Letzteres erstaunlich oft.

Da steht dann, jemand habe ‘die übertragenen Aufgaben zuverlässig erledigt’, sei ‘teamfähig’, ‘motiviert’, ‘pflichtbewusst’ und ‘lösungsorientiert’ gewesen. Das klingt ordentlich, höflich und ungefährlich. Es klingt aber auch so, als hätte niemand genauer hingeschaut. Als hätte eine Software ein paar schlau klingende Adjektive in die Waschmaschine geworfen und bei 40 Grad Schonprogramm wieder ausgespuckt. Wohlriechend und harmlos.

Ein Arbeitszeugnis muss zeigen, was jemand geleistet hat. Punkt. Nicht diese wabernde HR-Nebelpetarde aus ‘zuverlässig’, ‘teamfähig’ und ‘motiviert’. Nicht dieses ominöse und künstliche Formular-Gegurgel, das klingt, als hätte jemand drei Textbausteine geschüttelt und gehofft, daraus entstehe eine wertschätzende Würdigung. Nicht dieses ‘überzwäche Amts-Doofian-Deutsch’ mit Firmenlogo, Unterschrift und Null Erkenntnisgewinn.

Ein Zeugnis hat zu beantworten, was zählt: Was hat diese Person wirklich gemacht? Wo trug sie Verantwortung? Wo war sie stark? Wo brachte sie Ruhe, Tempo, Qualität, Präzision oder Haltung in den Betrieb? Wie verhielt sie sich unter Druck, bei Kunden, im Team, gegenüber Vorgesetzten, Lernenden oder in Situationen, in denen andere längst innerlich ausgestempelt hatten?

Fehlt das, ist es ein Arbeitszeugnis ohne Seele. Leer. Bedeutungslos. Dann ist es ein Abschiedszettel ohne Wert. Ein Stück Papier, das höflich wimmert und nichts liefert. Freundlich formulierte Nichtigkeit. Administrativ gebügelte Gleichgültigkeit. Industriewatte mit Briefkopf. Einfach nur Mist.

Die hohe Kunst, viel zu schreiben und nichts zu sagen

Viele Zeugnisse scheitern nicht an Bosheit, sondern an schierer Denkfaulheit. Das macht sie nicht besser, nur ehrlicher peinlich. Man merkt ihnen an, dass niemand wirklich über die Person nachgedacht hat. Der Name wurde eingefügt, die Funktion angepasst, zwei Sätze aus der Vorlage kopiert, ein freundlicher Schluss angeklebt und fertig ist das berufliche Abschiedsbild aus der Tiefkühltruhe.

Das Problem: Ein Zeugnis soll kein Nachruf auf die Personalakte sein. Es soll ein beruflicher Fingerabdruck sein.

Wer eine Pflegefachperson beurteilt, muss mehr schreiben als ‘sie arbeitete sorgfältig’. Sorgfältig beim Umgang mit Menschen? Bei der Dokumentation? Bei Medikamenten? In hektischen Situationen? Mit Angehörigen? In der Nacht? Unter Personaldruck? Wer einen Servicetechniker beurteilt, sollte nicht bloss ‘selbständig’ schreiben, sondern erklären, ob er vor Ort Probleme erkannte, Kunden beruhigte, Störungen löste, Termine einhielt und Verantwortung übernahm. Wer eine Buchhalterin beurteilt, darf ruhig erwähnen, ob sie Abschlüsse, MWST, Kreditoren, Debitoren, Löhne oder Treuhandabstimmungen im Griff hatte. Sonst könnte man auch schreiben: ‘War da. Hat gearbeitet. Ging wieder.’ Das wäre immerhin ehrlich kompakt.

Floskeln sind keine Beurteilung

‘Belastbar’ ist so ein Wort. Es klingt gut. Es wird gerne verwendet. Und allein ist es beinahe wertlos. Belastbar wobei? Beim Kaffeetrinken in bewegten Zeiten? Beim Ertragen von Teamsitzungen? Beim Monatsabschluss? Bei Kundenreklamationen? Beim Dienstplan, der zum dritten Mal an einem Montagmorgen kollabiert? Eigenschaften brauchen Situationen. Sonst sind sie Glimmer, der nicht scheint.

‘Teamfähig’ ist auch so ein abgenützter und ausgelutschter Klassiker. Jeder Mensch ist in irgendeinem Team irgendwie fähig, bis das Gegenteil bewiesen ist. Interessant wäre: Hat diese Person Konflikte entschärft? Neue Mitarbeitende unterstützt? Wissen geteilt? Verantwortung übernommen, statt sie elegant weiterzureichen? Konnte sie Kritik annehmen? War sie verlässlich, wenn es unbequem wurde?

Ein Zeugnis voller Floskeln ist wie ein Menü, auf dem nur steht: ‘Essen war gut.’ Schön. Aber was gab es? Wer hat gekocht? War es frisch? Hat jemand Spuren hinterlassen?

Das Schweigen im Zeugnis ist oft lauter als der Text

Schlechte Zeugnisse verraten sich nicht nur durch das, was darinsteht. Sondern auch durch das, was auffällig fehlt.

Wenn bei einer Führungskraft kein Wort über Führung steht, beginnt das Kopfkino. Wenn bei einer Verkäuferin der Kundenkontakt fehlt, wird es seltsam. Wenn bei einem Projektleiter nichts über Termine, Budget, Koordination oder Verantwortung steht, fragt man sich, ob das Projekt vielleicht nur auf dem Papier existierte. Wenn bei einer langjährigen Mitarbeiterin jede konkrete Leistung ausgelassen wird, riecht das nicht nach Versehen, sondern nach Leerstelle mit Absicht oder nach erstaunlicher Führungsschwäche.

Natürlich muss nicht jedes Zeugnis ein übertriebenes Heldenepos sein. Nicht jeder Arbeitstag war ein Triumphzug. Nicht jede Leistung war preisverdächtig. Aber ein Zeugnis muss die wesentlichen Aufgaben und Kompetenzen sichtbar machen. Sonst bleibt es ein höflich unterschriebenes Rätsel. Und Rätsel sind im Bewerbungsprozess selten hilfreich.

Zeugnisgeneratoren: praktisch, bis sie denken sollen

Software kann Zeugnisse beschleunigen. Das ist wunderbar. Software kann Textbausteine liefern. Auch das ist nützlich. Aber Software weiss nicht, wer im Team die Nerven behalten hat, als andere innerlich bereits das Gebäude verlassen hatten. Software weiss nicht, wer Kunden am Telefon beruhigte, wer Lernende geduldig einführte, wer Reklamationen abfing, wer im Hintergrund den Laden schmiss und zusammenhielt. Das wissen nur Menschen. Zumindest sollten sie es wissen.

Wenn ein Arbeitszeugnis klingt, als sei es ohne jede Erinnerung an die reale Person entstanden, dann ist nicht die Software schuld. Dann hat jemand die Führungsaufgabe an eine kalt agierende Maschine delegiert. Das ist bequem, aber schwach. Denn ein Arbeitszeugnis ist die letzte offizielle Beurteilung einer Zusammenarbeit. Wer jahrelang Leistung erwartet, sollte am Schluss fähig sein, diese Leistung in mehr als fünf müde Standardsätze zu fassen.

Alles andere ist tote Führung im Energiesparmodus.

Was ein gutes Zeugnis können muss

Ein gutes Zeugnis ist nicht zwingend lang. Aber es ist konkret. Es nennt die wichtigsten Aufgaben. Es beschreibt die tatsächliche Verantwortung. Es bewertet Fachwissen, Arbeitsqualität, Selbständigkeit, Zuverlässigkeit und Verhalten nachvollziehbar. Es passt zur Funktion. Es klingt nicht so, als könne man denselben Text morgen einer Sachbearbeiterin, einem Maurer, einer Pflegefachfrau und einem Controller geben.

Vor allem aber: Es zeigt, dass jemand hingeschaut hat.

Ein gutes Zeugnis sagt nicht einfach: ‘Er war zuverlässig.’ Es zeigt, woran diese Zuverlässigkeit erkennbar war. Es schreibt nicht nur: ‘Sie war kundenorientiert.’ Es erklärt, wie sie mit Kunden umging. Es behauptet nicht einfach ‘hohe Fachkompetenz’, sondern nennt die Fachgebiete, in denen diese Kompetenz sichtbar wurde. Kurz: Es macht Arbeit klar sichtbar. Und genau darum geht es.

Arbeitnehmende sollten sich nicht mit Nebel zufriedengeben

Wer ein schwammiges Zeugnis erhält, sollte nicht einfach dankbar nicken, es abheften und hoffen, dass niemand genau liest. Gute wie auch erfahrene Recruiter:innen lesen es nämlich sehr genau. Mit Röntgenblick. Sie merken, wenn Entscheidendes fehlt. Sie merken sofort, wenn ein Zeugnis künstlich freundlich, aber inhaltlich hohl und aufgebauscht ist. Sie merken auch, wenn Lob ohne Belege serviert wird wie kalte Rahmsauce ohne Hauptgang.

Darum lohnt sich eine Prüfung. Fehlen wichtige Aufgaben? Ist die Leistungsbeurteilung zu allgemein? Wird Kundenkontakt erwähnt? Wird Führung erwähnt? Werden besondere Projekte, Verantwortungsbereiche oder Entwicklungen ausgelassen? Passt die Sprache zur Funktion? Oder klingt alles wie aus dem grossen Baukasten für konfliktarme Trennungskommunikation vom letzten Krisenmanagement-Workshop? Bullshit.

Wer Korrekturen verlangt, sollte sachlich bleiben. Nicht: ‘Das Zeugnis ist schlecht.’ Sondern: ‘Meine Hauptaufgaben sind nicht vollständig abgebildet.’ Oder: ‘Der Kundenkontakt war zentral und sollte erwähnt werden.’ Oder: ‘Die Projektverantwortung fehlt.’ Noch besser: konkrete Formulierungen vorschlagen. Das nimmt Druck aus der Situation und zwingt das Gegenüber, sich mit konkreten Fakten statt Gefühlen zu beschäftigen.

Arbeitgeber sollten sich nicht zu früh freuen

Auch Arbeitgeber sollten Zeugnisse ernster nehmen. Ein schlechtes Zeugnis ist nicht nur für die austretende Person ärgerlich. Es ist auch ein Spiegel der Unternehmenskultur. Wer Mitarbeitende am Ende mit austauschbaren Textbausteinen borniert abserviert und verabschiedet, zeigt, wie tief die Wertschätzung wirklich reicht, wenn die Lohnzahlung endet.

Während der Anstellung wird Engagement eingefordert, Flexibilität erwartet, Loyalität gelobt und Verantwortung verteilt. Beim Austritt bleiben dann manchmal drei Sätze aus der Schublade und ein Schlussgruss mit schnell flüchtender Restwärme. Das ist nicht professionell. Das ist Mist und unfair. Das ist administrativ hübsch verpackte Gleichgültigkeit hoch drei.

Ein sorgfältiges Arbeitszeugnis ist kein Geschenk, das man gönnerhaft ausstellt. Es ist Anstand. Und Anstand sollte in Unternehmen nicht erst dann beginnen, wenn ein Leitbild gedruckt wird.

Nicht jedes Arbeitszeugnis braucht ‘glow’

Ein Arbeitszeugnis muss niemanden zum Superstar erklären. Es muss keine Schwächen wegpolieren und keine berufliche Heiligsprechung vollziehen. Aber es muss fair, wahr, vollständig und brauchbar sein. Es soll nicht verletzen, aber auch nicht täuschen. Es soll wohlwollend sein, aber nicht einschläfernd. Es soll konkret sein, ohne zur Biografie auszuarten. Das schlechteste Zeugnis ist nicht immer das kritische. Oft ist es das leere. Denn ein nichtssagendes Arbeitszeugnis sagt am Ende sehr viel. Nicht über die Person, die geht. Sondern über jene, die es geschrieben haben.

Geben Sie sich also Mühe. Auf dem Arbeitsmarkt sieht man sich öfter wieder, als einem lieb ist. Und dann zahlt es sich aus, diesen PersonalRadar-Beitrag nicht nur gelesen, sondern verstanden zu haben.

Schafft das Arbeitszeugnis ab oder schreibt die Wahrheit.

Geheime Codes im Arbeitszeugnis sind schon lange nicht mehr geheim. Hier eine kleine Übersetzungshilfe.

Geheime Codes im Arbeitszeugnis sind schon lange nicht mehr geheim. Hier eine kleine Übersetzungshilfe.

Beachten Sie die Struktur bei einem Arbeitszeugnis. Es lohnt sich.

Haben Temporärmitarbeitende Anspruch auf ein Arbeitszeugnis? Klar – sie müssen jedoch darauf bestehen, wenn es nicht ausgestellt wird!